Rechtliches

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Nutzungsbedingungen für die Rentarion SaaS-Plattform

§ 1 Geltungsbereich

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für die Nutzung der webbasierten Software-as-a-Service-Plattform „Rentarion" (nachfolgend „Plattform"), bereitgestellt von Rentarion UG (haftungsbeschränkt), Am Hochstand 32, 81827 München (nachfolgend „Anbieter").
  2. Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB (B2B). Die Nutzung durch Verbraucher im Sinne von § 13 BGB ist nicht vorgesehen. Der Kunde versichert bei der Registrierung ausdrücklich, als Unternehmer im Sinne von § 14 BGB zu handeln. Stellt sich nach Vertragsschluss heraus, dass der Kunde Verbraucher im Sinne von § 13 BGB ist, ist der Anbieter zur Sperrung des Kontos und zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist berechtigt. Der Anbieter wird den Kunden über die Kündigung und deren Grund in Textform informieren. § 10 (Datenherausgabe und Löschung nach Vertragsende) findet entsprechende Anwendung. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Schäden, die daraus resultieren, dass der Kunde unzutreffend eine Unternehmereigenschaft versichert hat.
  3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

§ 2 Vertragsgegenstand

  1. Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der Rentarion-Plattform als SaaS zur intelligenten Verwaltung von Mietverträgen, einschließlich:
    • Automatische Extraktion von Vertragsdaten aus PDF-Dokumenten mittels OCR und KI-gestützter Analyse
    • Fristenverwaltung mit automatischer Unterstützung zur Berechnung der Fristen und E-Mail-Erinnerungen
    • Unterstützung der Nebenkostenabrechnung und Kostenverteilung nach BetrKV
    • Portfolio-Übersichten, Forecast und Reporting
    • DATEV-Export für die Buchhaltungsübergabe
  2. Der genaue Leistungsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Tarif und den darin enthaltenen Limits (Verträge, Benutzer, Einheiten).
  3. Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform weiterzuentwickeln. Wesentliche Einschränkungen des gebuchten Funktionsumfangs werden dem Kunden mit angemessener Frist vorab mitgeteilt.
  4. Die Plattform stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) dar. Die Erbringung von Rechtsberatung ist in Deutschland bestimmten Berufsgruppen (insbesondere Rechtsanwälten und im Rahmen ihrer Befugnisse Rechtsanwaltsfachangestellten) vorbehalten. Das Angebot des Anbieters beschränkt sich auf eine rein technisch gestützte Erleichterung der Verwaltung und Berechnung von Fristen, Nebenkostenabrechnungen und Kostenverteilungen nach BetrKV durch den Kunden. Die eigenverantwortliche Prüfung und Entscheidung obliegt stets dem Kunden bzw. den von ihm beauftragten rechtsberatenden Berufsgruppen.

§ 3 Registrierung und Zugang

  1. Die Nutzung setzt eine Registrierung voraus. Die Registrierung erfolgt ausschließlich auf Einladung durch den Anbieter oder einen bereits registrierten Tenant-Administrator. Es gibt keine öffentliche Selbstregistrierung.
  2. Der Kunde benennt bei Vertragsschluss einen Tenant-Administrator, der weitere Benutzer innerhalb der gebuchten Limits einladen kann.
  3. Jeder Benutzer erhält ein persönliches Benutzerkonto. Die Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte ist untersagt.

§ 4 Leistungsumfang und Verfügbarkeit

  1. Der Anbieter stellt die Plattform über das Internet per Browser-Zugriff zur Verfügung und bemüht sich um eine Verfügbarkeit von 99 % im Jahresmittel. Die Verfügbarkeit bezieht sich auf den Übergabepunkt am Rechenzentrum des Hosting-Anbieters (Vercel, Standort Frankfurt, Deutschland).
  2. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab angekündigt und außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 8:00–18:00 MEZ) durchgeführt. Wartungsfenster zählen nicht als Ausfallzeiten.
  3. Die Verfügbarkeit von 99 % ist ein Zielwert und keine garantierte Service-Level-Vereinbarung (SLA). Die Berechnung der Verfügbarkeit basiert auf dem jeweiligen Kalenderjahr als Verhältnis der tatsächlichen Betriebszeit zur vereinbarten Betriebszeit ohne geplante Wartungsfenster. Nicht als Ausfallzeit gewertet werden: (i) Wartungsfenster, die mindestens 24 Stunden vorab angekündigt wurden und insgesamt 6 Stunden pro Kalendermonat nicht überschreiten, (ii) Ausfälle aufgrund höherer Gewalt, (iii) Ausfälle durch den Kunden oder Dritte, auf die der Anbieter keinen Einfluss hat. Eine Unterschreitung des Zielwerts begründet, soweit sie auf leichter Fahrlässigkeit beruht, ausschließlich einen Anspruch auf anteilige Gutschrift der Monatsvergütung, maximal in Höhe der auf die betroffene Ausfallperiode entfallenden Vergütung. Ein individuelles SLA kann im Rahmen des Enterprise-Tarifs vereinbart werden.
  4. Die OCR-Extraktion erfolgt mit bestmöglicher Genauigkeit. Eine Garantie für die Korrektheit extrahierter Daten wird nicht übernommen. Der Kunde ist verpflichtet, extrahierte Daten — insbesondere Fristen und Beträge — zu überprüfen und freizugeben.

§ 5 Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.
  2. Der Kunde trägt die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der eingegebenen Daten, insbesondere Vertragsdaten, Fristen und Mietbeträge.
  3. Der Kunde ist für die regelmäßige Sicherung seiner Daten verantwortlich. Der Anbieter stellt hierfür eine Export-Funktion (JSON, Excel, DATEV) zur Verfügung.
  4. Der Kunde darf die Plattform nur zu ihrem bestimmungsgemäßen Zweck nutzen. Insbesondere ist es untersagt:
    • die Plattform Dritten zur Nutzung zu überlassen,
    • automatisierte Zugriffe (Scraping, Bots) ohne vorherige Zustimmung des Anbieters durchzuführen,
    • Inhalte hochzuladen, die gegen geltendes Recht verstoßen.

§ 6 Vergütung und Zahlung

  1. Die Vergütung richtet sich nach dem bei Vertragsschluss gewählten Tarif. Der Anbieter stellt dem Kunden vor Vertragsschluss die jeweils gültige Preisliste in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses aktuellen Fassung (abrufbar unter https://www.rentarion.de/de/preise, dauerhaft als PDF zum Download verfügbar) zur Verfügung. Die Preisliste ist als Anlage 1 zu diesen AGB Vertragsbestandteil. Maßgeblich ist die Preisliste in der Version, die dem Kunden bei Vertragsschluss zugänglich gemacht wurde.
  2. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Rechnungen werden per E-Mail an die bei Vertragsschluss vereinbarte E-Mail-Adresse versendet.
  3. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, diese ist auf den Rechnungen separat ausgewiesen.
  4. Der Anbieter ist berechtigt, die Preise bei Vorliegen sachlicher Gründe (insbesondere nachweisbare Steigerungen der Infrastruktur-, Lizenz- oder Personalkosten) mit einer Ankündigungsfrist von drei (3) Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums anzupassen. Preiserhöhungen sind je Kalenderjahr auf maximal 8 % der zuletzt geltenden Vergütung begrenzt. Der Anbieter wird dem Kunden die Gründe der Preisanpassung in Textform mitteilen. Bei Preiserhöhungen hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preiserhöhung; die Kündigung muss dem Anbieter spätestens zum Ende der Ankündigungsfrist in Textform zugehen.
  5. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Plattform nach Mahnung mit angemessener Nachfrist zu sperren. Die Pflicht zur Datenherausgabe (§ 10) bleibt hiervon unberührt.

§ 7 Haftungsbeschränkung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen sowie in gesetzlich zwingend vorgeschriebenen Fällen, insbesondere bei der Übernahme einer Garantie oder nach dem Produkthaftungsgesetz.
  2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Dies sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf. Wesentliche Vertragspflichten sind insbesondere die Pflicht zur Bereitstellung der Plattform einschließlich der Funktionen zum Dokumentenimport, zur Datenextraktion und zur Anzeige von Fristenhinweisen sowie die Pflicht zur Einhaltung der vereinbarten Verfügbarkeit.
  3. Im Falle des § 7 Abs. 2 ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt; der Haftungshöchstbetrag entspricht nach Vereinbarung der Parteien der vom Kunden in den letzten zwölf (12) Monaten vor dem haftungsbegründenden Ereignis tatsächlich an den Anbieter gezahlten Vergütung.
  4. Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen. Die Haftungsausschlüsse bzw. -beschränkungen gemäß § 7 Abs. 1 bis 3 gelten in gleichem Umfang auch für Handlungen der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Diensteanbieters.
  5. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass der Anbieter nur im Zusammenhang mit Leistungen haftet, deren Erbringung der Anbieter im Rahmen des nach § 2 dieser Nutzungsbedingungen vereinbarten Vertragsgegenstands schuldet. Gegenstand der geschuldeten Leistungen ist danach insbesondere NICHT:
    • die Richtigkeit oder Vollständigkeit der durch OCR und KI extrahierten Vertragsdaten;
    • die eigenständige Berechnung, Erinnerung oder sonstige Sichererstellung der Einhaltung von Kündigungsfristen, Abrechnungsfristen oder sonstigen vertraglichen Fristen;
    • der Hinweis auf oder die (rechtzeitige) Geltendmachung von möglichen Mieterhöhungen, Kautionsansprüchen oder sonstige rechtliche oder tatsächliche Erklärungen oder Gestaltungen gegenüber den Vertragspartnern des Kunden;
    • der Hinweis auf oder die (rechtzeitige) Erstellung von Nebenkostenabrechnungen (§ 556 Abs. 3 BGB);
    Für die in diesem § 7 Abs. 5 genannten Gegenstände ist ausschließlich der Kunde zuständig. Er hat dafür Sorge zu tragen, die zur Unterstützung automatisiert erstellten Berechnungsvorschläge selbst zu prüfen oder prüfen zu lassen. Ansprüche, die darauf beruhen, dass extrahierte oder berechnete Termine fehlerhaft waren und vom Kunden nicht rechtzeitig überprüft wurden, bestehen daher nicht.
  6. Prüf- und Freigabepflicht des Kunden: Die Plattform stellt ein Vier-Augen-Prinzip zur Validierung kritischer Vertragsdaten bereit. Der Kunde ist verpflichtet, alle extrahierten und berechneten Daten — insbesondere Fristen, Beträge und Kündigungstermine — vor der Nutzung als Entscheidungsgrundlage eigenverantwortlich zu überprüfen und über das integrierte Freigabeverfahren zu bestätigen. Die Plattform protokolliert die Durchführung des Freigabeverfahrens (Zeitpunkt, Benutzer, freigegebene Felder) zum Zweck der Beweissicherung. Unterlässt der Kunde die Nutzung des bereitgestellten Freigabeverfahrens ganz oder teilweise oder nimmt er die Prüfung nicht mit der im Geschäftsverkehr erforderlichen Sorgfalt vor, so begründet dies eine Pflichtverletzung des Kunden, die bei der Bemessung eines etwaigen Schadensersatzanspruchs entsprechend dem jeweiligen Verursachungsbeitrag gemäß § 254 BGB anspruchsmindernd zu berücksichtigen ist. Die Verantwortung für die Richtigkeit der als Entscheidungsgrundlage herangezogenen Daten verbleibt stets beim Kunden.
  7. Der Anbieter stellt sicher, dass die Plattform den Kunden im Rahmen des Freigabeverfahrens sowie bei der Anzeige berechneter Fristen und Beträge durch geeignete Hinweise auf die Eigenverantwortlichkeit der Prüfung und den Ausschluss einer Rechtsberatung aufmerksam macht. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass diese Hinweise wesentlicher Bestandteil des Leistungskonzepts sind und nicht deaktiviert werden können.
  8. Die Haftung für Datenverlust ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre.
  9. Sollte der Kunde und/oder der Anbieter von Dritten im Zusammenhang mit der Eingabe von personenbezogenen Daten in die Plattform oder einer in § 7 Abs. 5 genannten Gegenstände in Anspruch genommen werden, stellt der Kunde den Anbieter ausdrücklich von sämtlichen Ansprüchen gleich aus welchem Rechtsgrund vollumfänglich frei. Dies beinhaltet auch ggf. notwendige Gerichts- und Anwaltskosten.

§ 8 Datenschutz

  1. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung.
  2. Soweit der Kunde personenbezogene Daten über die Plattform verarbeitet (z. B. Mieterdaten in Verträgen), handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt, der als Anlage 2 zu diesen AGB Vertragsbestandteil ist.
  3. Der Anbieter trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Kundendaten (Verschlüsselung, Zugangskontrolle, Audit-Logging, Tenant-Isolation).

§ 9 Laufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Seiten mit einer Frist von einem (1) Monat zum Ende eines Abrechnungszeitraums (Monatsende) in Textform gekündigt werden.
  2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:
    • der Kunde trotz Mahnung mit der Zahlung von mehr als 2 Monatsbeträgen in Verzug ist,
    • eine Partei wesentlich gegen Pflichten aus diesem Vertrag verstößt und den Verstoß nicht innerhalb von 30 Tagen nach Aufforderung behebt.
  3. Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail genügt).

§ 10 Datenherausgabe und Löschung nach Vertragsende

  1. Nach Beendigung des Vertrages stellt der Anbieter dem Kunden dessen Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen zum Download bereit (JSON-Export, Excel-Export, PDF-Dokumente).
  2. Nach Ablauf der 30-Tage-Frist werden alle Kundendaten einschließlich hochgeladener Dokumente, extrahierter Felder, Audit-Logs und Benutzerkonten aus den aktiven Systemen unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. In automatisierten Backup-Systemen können Kundendaten für einen Zeitraum von bis zu neunzig (90) Tagen nach der aktiven Löschung fortbestehen; diese Daten unterliegen einer eingeschränkten Verarbeitung (kein aktiver Zugriff, keine Wiederherstellung außer im Katastrophenfall) und werden mit der nächsten regulären Backup-Rotation endgültig entfernt.
  3. Der Kunde kann die Löschung auch vor Ablauf der Frist verlangen. Die Löschung wird innerhalb von 5 Werktagen durchgeführt und dem Kunden bestätigt.

§ 11 Geistiges Eigentum

  1. Alle Rechte an der Plattform (Software, Design, Algorithmen) verbleiben beim Anbieter. Der Kunde erhält ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Vertragslaufzeit.
  2. Die vom Kunden hochgeladenen Daten und Dokumente verbleiben im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erwirbt hieran keine Rechte über die zur Erfüllung notwendige Verarbeitung hinaus.

§ 12 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
  2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag — einschließlich solcher über sein Zustandekommen, seine Wirksamkeit und seine Beendigung — ist München. Diese Gerichtsstandsvereinbarung gilt als Vereinbarung im Sinne von Art. 25 der Verordnung (EU) Nr. 1215/2012 (EuGVVO). Ausschließliche gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
  4. Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Kunden zumutbar ist. Der Anbieter wird dem Kunden die geänderten AGB spätestens dreißig (30) Tage vor dem vorgesehenen Inkrafttreten in Textform (E-Mail) übermitteln. In der Mitteilung wird der Anbieter den Kunden gesondert und drucktechnisch hervorgehoben darauf hinweisen, dass (i) die geänderten AGB als genehmigt gelten, wenn der Kunde nicht vor dem in der Mitteilung genannten Datum widerspricht, und (ii) der Widerspruch in Textform zu erfolgen hat. Widerspricht der Kunde fristgerecht, wird das Vertragsverhältnis zu den bisherigen AGB fortgesetzt; der Anbieter ist in diesem Fall berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von dreißig (30) Tagen zum Monatsende ordentlich zu kündigen. Bei Änderungen, die den Leistungsumfang wesentlich einschränken oder die Vergütung erhöhen, steht dem Kunden unabhängig vom Widerspruch ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu.

Rentarion UG (haftungsbeschränkt) · Stand: Juni 2026
Fassung nach anwaltlicher Prüfung. Vor Veröffentlichung sind noch die in eckigen Klammern gekennzeichneten Angaben (Preislisten-URL, Wartungsfenster- und Preisanpassungs-Obergrenze) zu ergänzen.