Miete ist einer Ihrer größten Kostenblöcke.
Und der einzige, den niemand systematisch prüft.
Rentarion kennt jede Frist Ihrer Mietverträge, rechnet jede Forderung Ihrer Vermieter nach - Nebenkosten, Index, Umsatzmiete, Abbuchung - und zeigt, wo Sie über Markt zahlen.
Der Alltag ohne zentrales System
Was ohne Rentarion täglich Geld kostet
Miete ist einer der größten Kostenblöcke im Filialgeschäft - und der einzige, den selten jemand systematisch prüft. Sechs Muster, die konkretes Geld kosten.
Die stille Verlängerung
Ein übersehener Kündigungstermin, und der Vertrag verlängert sich automatisch: 3 bis 5 Jahre Bindung, oft ein sechsstelliger Betrag. Die Frist stand im Vertrag - nur eben auf Seite 14.
Die ungeprüfte Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnung des Vermieters wird bezahlt, nicht geprüft: Verwaltungskosten, abweichende Flächen, Heizkosten nach Fläche statt Verbrauch. Nach 12 Monaten ist die Einwendung verfristet.
Die Indexerhöhung per Brief
„Neue Miete ab 1. Juli.“ Wer rechnet das nach - gegen die amtliche VPI-Reihe, Intervall und Schwelle? Ein falscher Indexwert wirkt dauerhaft weiter, Monat für Monat.
Die Umsatzmiete ohne Gegenprüfung
Der Vermieter rechnet auf einer Umsatzbasis ab, die Sie selbst am besten kennen. Trotzdem wird die Forderung meist einfach überwiesen - zahlbar jeden Monat, ohne Gegenrechnung.
Die Lastschrift, die keiner nachzählt
Ob wirklich abgebucht wird, was vereinbart ist, prüft bei 50 Filialen niemand händisch. Eine zu hohe Lastschrift läuft still weiter, Monat für Monat.
Die Verhandlung ohne Zahlen
Welche Standorte liegen über Markt? Wann öffnet sich das Verhandlungsfenster? Ohne Zahlen findet das Gespräch mit dem Vermieter ohne Ihre Argumente statt.
Vier Prüfungen, die niemand sonst macht
Jede Forderung wird nachgerechnet
Nebenkosten, Index, Umsatzmiete, Abbuchung: geprüft gegen Ihren Vertrag - inklusive fertigem Schreiben an den Vermieter.
Nebenkostenabrechnung prüfen
Rein
Das Abrechnungs-PDF Ihres Vermieters - die Positionen werden automatisch ausgelesen.
Befunde
- Verwaltungskosten nicht umlagefähig (§ 1 BetrKV)
- Heizkosten nach Fläche statt Verbrauch - 15% Kürzungsrecht (§ 12 HeizkostenV)
- Vorauszahlung und Fläche weichen vom Vertrag ab
Raus
Einwendungsschreiben mit allen Befunden - die 12-Monats-Frist (§ 556 Abs. 3 BGB) läuft als Aufgabe im Cockpit.
Indexerhöhung nachrechnen
Rein
Sie erfassen, was im Erhöhungsschreiben steht.
Befunde
- Verdikt: rechnerisch korrekt oder überhöht - mit Betrag pro Monat
- Abgleich mit der amtlichen Indexreihe (Destatis)
- Intervall, Schwelle und Wirksamkeitstermin geprüft (§ 557b BGB)
Raus
Beanstandungsschreiben auf Klick. Ist alles korrekt, übernimmt ein Klick die neue Miete in den Vertrag - mit Vier-Augen-Freigabe.
Umsatzmiete gegenprüfen
Rein
Ihre Monatsumsätze je Filiale - per CSV aus dem Kassensystem.
Befunde
- Umsatzbasis des Vermieters gegen Ihre eigenen Zahlen
- Prozentsatz, Mindestumsatz, Grundmieten-Anrechnung, Deckelung
- Mietbelastungsquote: Miete im Verhältnis zum Umsatz je Filiale
Raus
Verdikt mit Differenzbetrag und fertiges Schreiben. Umsatzzahlen sieht nur, wer darf.
Abbuchungen kontrollieren
Rein
Der Kontoauszug aus Ihrem Online-Banking - als camt.053- oder CSV-Datei.
Befunde
- Mehr abgebucht als vereinbart - mit Monat und Differenz
- Zahlung ausgeblieben, bevor der Vermieter mahnt
- Soll gegen Ist über das ganze Filialnetz
Raus
Beide Befunde landen als Aufgabe im Cockpit. Auch separat abgebuchte NK-Nachzahlungen werden zugeordnet.
Rentarion rechnet nach, warnt und erinnert - die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Kontoauszüge importieren Sie als Datei; ein automatischer Bankzugriff findet nicht statt.
Funktionen für den Filialalltag
Von Aktenordner zu Portfolio-Dashboard
Alle Kerndaten automatisch erfasst, jede Frist berechnet, jede Forderung nachgerechnet - und Fragen ans Portfolio in natürlicher Sprache.
Kündigungsdaten mit Stichtag-Logik
Engine berechnet das exakte Kündigungsdatum aus Mietende + Kündigungsfrist + Stichtag (Monatsende/Quartalsende/Halbjahresende/Jahresende). Forward-Kalkulation bei vergangenen Terminen.
Indexmiete + Mischklausel-Erkennung
Engine erkennt Indexklauseln, berechnet den nächsten Anpassungstermin und warnt rechtzeitig. Unwirksame Mischklauseln (§557a Abs. 3: Staffel + Index) werden markiert. Und kommt die Erhöhung per Brief, rechnen Sie sie in der Index-Prüfung nach.
Sonderkündigungsrechte sichtbar
Break Clauses, Sonderkündigungstermine samt Fristen und Umsatzrückgang-Exits - alle als konkrete Fristen im Dashboard, mit Erinnerungen 6 Monate im Voraus.
Portfolio-Vergleich
Standorte mit Restlaufzeit (farbcodiert), Gesamtmiete, Risk-Level, nächste kritische Frist - auf Wunsch gruppiert nach Städten oder Regionen: München vs. Berlin pro m², Abweichung vom Portfolio-Durchschnitt auf einen Blick.
Mietoptimierungs-Radar
Wo zahlen Sie über Markt - und wann ist das Verhandlungsfenster offen? Der Radar kombiniert €/m²-Vergleich (Markt + Portfolio-Durchschnitt), Kündigungs- und Verlängerungsfristen und Mietbelastungsquote zu einer priorisierten Liste pro Filiale - inklusive Dossier-PDF für den Verhandlungstermin.
AI Portfolio Chat
Natürliche Sprache: „Welche meiner 87 Filialen laufen 2027 aus?” - „Welche Verträge sind über 25 €/m²?” - Antwort in Sekunden. Nichts wird gespeichert - DSGVO-konform.
Multi-Standort + Rollen
Filialleiter laden lokal hoch (Portfolio-Manager-Rolle), Geschäftsführung sieht alles (Admin), Vier-Augen-Prinzip für kritische Felder (Approver). Klare Prozesse, kein Hin-und-Her.
Bulk-CSV-Import
Vorhandenes Portfolio in Stunden migrieren - auch mit 200+ Standorten. Automatische Spalten-Zuordnung, geführter Assistent, Teilerfolge statt Alles-oder-Nichts.
Excel · PDF · iCal
Portfolio-Excel mit aktiven Filtern (Status/Stadt/Risiko), PDF-Report für Geschäftsführung, iCal-Export der Fristen für Outlook/Apple Calendar - direkt integriert.
Filialnetz auf der Karte
Das ganze Filialnetz auf einer interaktiven Karte - Status-Farben, Cluster und Umfeld-Punkte. Für Expansionsrunden und den schnellen Blick: Welche Standorte brauchen Aufmerksamkeit?
Laden, Lager und Stellplatz zusammen gedacht
Mehrere Verträge an einer Fläche, teils bei verschiedenen Vermietern: Nebenverträge fließen in die Filial-Gesamtmiete ein. Läuft der Hauptvertrag ins Kündigungsfenster, erinnert Rentarion daran, Lager und Stellplatz mitzukündigen.
Ein Cockpit für alle Aufgaben
Einwendungsfristen, Kündigungsfenster, fällige Nachzahlungen, Wiedervorlagen: jeden Morgen priorisiert über alle Standorte. Erledigt, später, ausgeblendet - mit einem Klick.
So rechnet die Engine
Drei konkrete Beispiele
Was der Mensch händisch macht, erledigt die Engine in Millisekunden - und verifiziert jedes Zitat gegen den Original-Vertrag.
Befristeter Vertrag → Kündigung
Mietende 15.08.2027, Frist 6 Monate zum Quartalsende. Engine findet den letzten Stichtag ≤ Mietende (30.06.2027), minus 6 Monate → Sie müssen bis 31.12.2026 kündigen.
Nächste Anpassung berechnet
Indexklausel an VPI gebunden, Basis 01.01.2024, Intervall 12 Monate. Nächste Anpassung 01.07.2026. Geschätzte Erhöhung bei VPI-Trend 2,8% ≈ 3,2%. Sie wissen es sechs Monate vorher.
Umsatzrückgang-Exit
Vertrag: „Bei Umsatzrückgang >20% zwischen Q1 und Q3 kündbar, Frist 3 Monate zum Quartalsende.” Engine extrahiert Bedingung und setzt eine bedingte Frist - mit Erinnerung, sobald relevant.
So sieht es in der App aus
Empfangen, nachrechnen, verhandeln - sichtbar gemacht.
Fristen aus fremden Verträgen, geprüfte Forderungen und Zahlen für den Verhandlungstermin: die Module im echten Portfolio.
Fristen-Cockpit
Jede Frist aus fremden Verträgen - berechnet, nicht gepflegt.
Kündigungsfenster, Optionsfristen, automatische Verlängerungen und Indextermine aus heterogenen Gewerbemietverträgen - priorisiert über alle Standorte, mit Erinnerung per E-Mail und Kalender.
- Stichtag-Logik nach §573 und §580a BGB automatisch gerechnet
- Warnung, bevor die automatische Verlängerung greift
- Haupt- und Nebenverträge zusammen gedacht
Forderungen prüfen
Jede Forderung wird nachgerechnet - NK, Index, Umsatzmiete, Abbuchung.
Die Abrechnung des Vermieters kommt als PDF - Rentarion liest die Positionen aus, prüft gegen BetrKV, Vertrag und amtliche Indexreihe und bereitet das Einwendungsschreiben vor. Die Einwendungsfrist läuft als Aufgabe im Cockpit.
- Nicht umlagefähige Posten und 15%-Kürzungsrecht erkannt
- Verdikt bei Indexerhöhungen: rechnerisch korrekt oder überhöht - mit Betrag
- Fertige Schreiben an den Vermieter, die Entscheidung bleibt bei Ihnen
Verhandeln
Sie verhandeln mit Zahlen.
Miete pro Quadratmeter gegen Markt und Portfolio-Schnitt, Mietbelastungsquote je Filiale, das nächste Verhandlungsfenster - als priorisierte Liste mit Dossier für den Termin.
- €/m² gegen Markt- und Portfolio-Durchschnitt
- Mietbelastungsquote je Filiale
- Verhandlungsfenster + Dossier-PDF für den Termin
Abbuchungen prüfen
Stimmt, was abgebucht wird?
Sie importieren den Kontoauszug aus Ihrem Online-Banking - Rentarion stellt Soll gegen Ist je Filiale und Monat. Alarm, wenn mehr abgebucht wird als vereinbart, Hinweis, wenn eine Zahlung ausbleibt.
- Zu viel abgebucht - mit Monat und Differenzbetrag
- Nicht abgebucht, bevor der Vermieter mahnt
- Geprüfte NK-Nachzahlungen werden zugeordnet
Reden wir über Ihr Portfolio.
Wir zeigen Rentarion an einem Filialnetz Ihrer Größe und lesen zum Start Ihre Mietverträge ein. Danach kennt das System jede Frist - und rechnet jede Forderung nach.