Verpassen Sie nie wieder eine
NK-Abrechnungsfrist.
Rentarion überwacht §556 BGB, §558 BGB, BetrKV und HeizkostenV automatisch — und warnt vor Compliance-Verstößen, bevor sie passieren. Von Hausverwaltungen mit 50 bis 5.000+ Einheiten.
Die Kostenfallen im Alltag
Was ohne Rentarion täglich Geld kostet
Versäumte Fristen und ungeprüfte Klauseln treffen Vermieter doppelt — finanziell und rechtlich. Die folgenden Punkte sind keine Theorie, sondern Standard-Fehlerquellen.
NK-Abrechnungsfrist verpasst
12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums ist Ihr Anspruch auf Nachzahlung erloschen — endgültig. Bei 100 Einheiten kosten verpasste NK-Fristen schnell 5-stellige Beträge pro Jahr.
Mieterhöhung ungenutzt
Sperrfrist (15 Monate), Kappungsgrenze (20% in 3 Jahren), Wartefrist seit Einzug — wer die Compliance-Prüfung im Kopf macht, lässt jahrelang Einnahmen liegen oder riskiert Rechtsstreit.
Wohnraum-Klauseln ungeprüft
Eine Kündigungsklausel zum Nachteil des Mieters ist unwirksam. Sie kündigen falsch, verlieren vor Gericht und müssen den Mieter im Haus halten — inklusive Anwalts- und Gerichtskosten.
HeizkostenV-Verstöße
Wenn Heiz- oder Warmwasserkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden, darf der Mieter 15% kürzen. Bei einem Portfolio von 300 Einheiten entgeht Ihnen das pro Jahr ein fünfstelliger Betrag.
Kostenverteilung händisch
17 Kostenarten, verschiedene Verteilungsschlüssel, jährlich für jedes Gebäude — in Excel vervielfacht sich das Fehler-Risiko, ganz zu schweigen vom Zeitaufwand.
Zustimmungen per E-Mail jagen
Bei WEGs oder Mehrfamilienhäusern Eigentümer per E-Mail/Telefon einsammeln, Zustimmungen dokumentieren, Fristen einhalten — ohne System ist jede Entscheidung ein Projekt für sich.
Was Rentarion für Sie übernimmt
Alle kritischen Workflows automatisiert
Zwölf Module, die aus verstreuten PDFs und Excel-Tabellen ein kontrolliertes Cockpit machen — mit rechtlicher Frühwarnung, DSGVO-konform, mit Audit-Log auf jede Änderung.
NK-Abrechnungs-Tracking
Status-Workflow von der Erstellung über den Versand bis zum Ergebnis. Fristberechnung automatisch (Ende NK-Zeitraum + 12 Monate). Erinnerungen 6 Monate vor Fristablauf. Abrechnungs-PDF und Excel-Export pro Abrechnung.
NK-Kostenverteilung nach BetrKV
Alle 17 Kostenarten nach §2 BetrKV — verteilt nach Fläche, Einheiten, Personen, Verbrauch oder Heizkosten-Hybrid (50–70% Verbrauch nach §§7, 8 HeizkostenV) mit Verbrauchserfassung je Einheit. Automatische Verteilung mit Nachzahlung/Guthaben, CSV-Import, HkVO-Compliance-Check.
Mieterhöhungs-Workflow + Mietpotenzial
Compliance-Engine prüft Sperrfrist (15 Monate), Kappungsgrenze (20% in 3 Jahren), Wartefrist seit Einzug, Wohnraum-Status. Der Mietpotenzial-Radar zeigt mit hinterlegter Vergleichsmiete, welche Bestandsmieten unter Markt liegen — und welche davon jetzt erhöhbar sind. Wird die Erhöhung wirksam, aktualisiert sich der Vertrag automatisch.
Eigentümer-Modul
Owner-Verwaltung (Firma/Privat/Gemeinschaft), temporale Historie der Einheiten-Zuordnung. Digitale Zustimmungen via Magic-Link — Eigentümer klickt Link, stimmt zu oder lehnt ab. Alles im Audit-Trail, kein Login nötig.
Kautions-Dashboard
4 Kautionstypen (Barkaution/Bürgschaft/Sparbuch/Versicherung), Status-Tracking vom Erhalt über Teilrückzahlungen bis zur vollständigen Rückgabe — mit Fristen und Kautionsabrechnung als Brief.
Leerstand & Mieterwechsel
Leerstandszeiten pro Einheit mit Kosten-Analyse (entgangene Miete). Mieterwechsel als geführter 6-Phasen-Prozess — vom Kündigungseingang über Übergabe und Kautionsabrechnung bis zur Neuvermietung, mit Checklisten pro Phase.
Einnahmen-Prognose 12/24/36 Monate
Mieteinnahmen-Prognose mit Staffel-, Index- und Leerstand-Faktoren — inklusive Ereignissen für Leerstandsrisiken, wirksame Mieterhöhungen und Klausel-Konflikte. Auch verpasste Indexanpassungen werden korrekt nachgerechnet.
Kommunikationsmodul
Strukturiertes Logbuch: E-Mail, Anruf, Brief, Notiz. Richtungs-Tracking (INBOUND/OUTBOUND/INTERNAL), Datei-Anhänge, Follow-Up-System mit Wiedervorlagen und Zuweisung an User.
Mieteingang & Rückstände
Kontoauszug als Datei importieren — camt.053 oder CSV, aus jedem Online-Banking. Zahlungen werden automatisch den Verträgen zugeordnet: Soll/Ist-Matrix pro Monat, Rückstands-Frühwarnung im Cockpit, Mahnschreiben mit einem Klick aus der Aufgabe heraus.
Eigentümerabrechnung
Einnahmen − Ausgaben − Verwaltergebühr = Auszahlung, pro Eigentümer und Zeitraum. Gebühr als Prozentsatz oder Fixbetrag je Einheit, Monatslauf über alle Eigentümer, PDF mit Ihrem Briefkopf per E-Mail. Mit importierten Kontoauszügen automatisch auf Ist-Zahlungen gerechnet.
Buchhaltung & DATEV-Export
Kontierungszuordnung nach SKR03 oder SKR04. Direkter DATEV-Export für den Steuerberater — mit Export-Historie, ohne manuelle Nacharbeit.
Portfolio-Vergleich + Objekt-Cockpit
KPIs aller Objekte: Belegung %, Ø Miete/m², Kautionen, NK-Status, Mieterhöhungspotenzial — auf Wunsch gruppiert nach Städten oder Regionen. Einheiten-Matrix farbcodiert nach Stockwerk und Status, Mieter-Tabelle, Kosten-Zusammenfassung mit Top-5-Kostenarten.
Interaktive Portfolio-Karte
Alle Gebäude auf einer Karte: Status-Farben zeigen, wo Handlungsbedarf liegt, Cluster halten große Bestände übersichtlich, Umfeld-Punkte liefern Kontext zum Standort.
Rechtliche Frühwarnung im Detail
Jede Klausel gegen das deutsche Mietrecht geprüft
Die Engine kennt BGB, BetrKV und HeizkostenV — und warnt gezielt, basierend auf dem Vertragstext und dem Status Ihrer Einheiten.
So sieht es in der App aus
Ein Blick in das Cockpit
Aufgaben-Cockpit
„Was ist heute zu tun?“ — priorisierte Aufgaben mit Frist, Kontext und Ein-Klick-Aktion
Digitale Wohnungsübergabe
Übergabe auf dem iPad — Räume, Mängel, Zählerstände mit Pflicht-Foto, Unterschriften vor Ort
Mieteingang Soll/Ist
Kontoauszug als Datei importieren — Soll/Ist-Abgleich, Rückstands-Frühwarnung, Eigentümerabrechnung
Premium-Add-on
Asset-Management-Reporting für Investoren
Wenn Sie gegenüber Eigentümern oder Investoren berichten: Das zuschaltbare Add-on macht aus Ihrem operativen Bestand Quartalsberichte in Investorenqualität — Plan vs. Ist, Loss-to-Lease, Strategie & Exit. Ihre Verwaltungsdaten füllen den Report automatisch.
Bereit, Ihr Portfolio souverän zu steuern — mit jeder Frist im Blick?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen live, wie Rentarion §556-Fristen, §558-Potenziale und BetrKV-Abrechnungen für Ihr Portfolio handhabt.