Gebaut für Ihre DSGVO-Prüfung.
Klare Regionen, dokumentierte Abläufe. Je Abschnitt steht oben das Wichtigste in einem Satz, darunter die Details für Ihre IT und Ihren Datenschutzbeauftragten.
Gern direkt an einem Ihrer Mietverträge, auf Wunsch unter NDA. Danach ist ein Pilot mit einigen Ihrer Verträge möglich.
Datenschutz nach DSGVO
Ihre Daten exportieren Sie jederzeit selbst, gelöscht wird auf Ihre Anfrage vollständig.
Technische Details
Rentarion erfüllt Art. 13/14 (Informationspflicht), Art. 15 (Auskunft), Art. 17 (Löschung) und Art. 20 (Datenportabilität) der DSGVO. Administratoren exportieren alle Daten ihres Unternehmens selbst als maschinenlesbare Datei; die vollständige Löschung führen wir auf Anfrage durch.
Wo Ihre Daten liegen
Verarbeitet wird ausschließlich in der EU, Backups liegen in Deutschland, mit Ihren Daten wird keine KI trainiert.
Technische Details
Datenbank, Datei-Speicher, Texterkennung, KI-Auslesen, E-Mail-Versand und Backups laufen ausschließlich in EU-Rechenzentren; die Off-site-Backups liegen in Deutschland. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Für das KI-Auslesen gilt: kein Training mit Ihren Daten, vertraglich zugesichert.
Verschlüsselung
Übertragung und Speicherung sind verschlüsselt.
Technische Details
Verschlüsselte Übertragung durchgehend, Datenbank und Dateien verschlüsselt gespeichert. Keine Tracking-Tools ohne Einwilligung.
Trennung der Kunden
Kein Kunde kann die Daten eines anderen sehen, doppelt abgesichert.
Technische Details
Strikte Mandantentrennung in der Anwendung, zusätzlich auf Ebene der Datenbank abgesichert. Regelmäßige interne Sicherheitsprüfungen.
Nachvollziehbarkeit
Änderungen an Vertragsdaten sind mit Person und Zeitpunkt protokolliert, kritische Felder gibt eine zweite Person frei.
Technische Details
Änderungen an Vertragsfeldern, Freigaben, Uploads und Exporte werden mit Nutzer, Zeitstempel und Vorher-/Nachher-Wert protokolliert. Kritische Felder erfordern Zwei-Personen-Freigabe.
KI und Belege
Die KI schlägt Werte vor und nennt die Stelle im Vertrag, fristrelevante Werte gibt ein Mensch frei.
Technische Details
Die KI liefert zu jedem ausgelesenen Wert ein Zitat mit, aber wir glauben nichts blind: Jedes Zitat wird gegen den erkannten Text der Vertragsseite geprüft. Lässt es sich dort nicht finden, wird es verworfen.
Frühwarnungen
Feste Regeln statt KI, die Bewertung bleibt bei Ihnen.
Technische Details
Feste, nachvollziehbare Regeln weisen auf Punkte hin, die rechtlich kritisch werden können, etwa Kündigungsfristen (§573c/§580a BGB), Staffel- und Indexmiete nebeneinander (§557a Abs. 3 BGB) oder eine Heizkostenverteilung abseits der §§7/8 HeizkostenV. Keine KI, keine Rechtsberatung, kein Ersatz für eine rechtliche Prüfung: Bewertung und Entscheidung bleiben bei Ihnen.
Rollen und Rechte
Jede Person sieht und darf nur, was ihre Rolle erlaubt.
Technische Details
Vier Rollen mit abgestuften Rechten: Administration (volle Kontrolle im eigenen Unternehmen), Sachbearbeitung (Tagesgeschäft), Freigabe (Vier-Augen-Prinzip), Lesezugriff, dazu unsere Plattform-Administration. Einzelrechte je Person, Rollen-Änderungen werden protokolliert.
Anmeldung
Zwei-Faktor-Anmeldung für jede Person, Passkeys statt Code abtippen, Hinweis bei Anmeldung von einem neuen Gerät.
Technische Details
Jede Anmeldung braucht neben dem Passwort einen zweiten Faktor aus einer Authenticator-App, für alle Nutzer verpflichtend. Wer mag, bestätigt stattdessen per Passkey (Face ID, Touch ID, Windows Hello oder Sicherheitsschlüssel, offener Standard FIDO2/WebAuthn). Eigene Geräte lassen sich 30 Tage merken; meldet sich jemand von einem unbekannten Gerät an, geht sofort eine Hinweis-Mail an das Konto. Verlorenes Telefon: Wiederherstellungs-Codes oder Zurücksetzen durch einen Administrator, protokolliert. Dazu wie bisher: nur eingeladene Personen, keine öffentliche Registrierung, Passwort-Prüfung gegen bekannte Datenlecks, Zurücksetzen per zeitlich begrenztem Link.
Backups
Täglich gesichert, bei einem zweiten Anbieter in Deutschland.
Technische Details
Tägliche Off-site-Backups von Datenbank und Dateien in Nürnberg (Deutschland) - bewusst bei einem anderen Anbieter als dem Primär-Storage. Die Lesbarkeit der Backups prüfen wir wöchentlich automatisch.
Fragen Ihrer IT oder Ihres Datenschutzbeauftragten?
Unterlagen für Ihre Datenschutzprüfung, etwa TOMs und eine Architektur-Übersicht, stellen wir auf Anfrage zusammen.